Pengadaan Kerjasama Travel Agent Stop TB Partnership Indonesia

1. LATAR BELAKANG

Sebagai organisasi yang berkomitmen untuk mengakhiri tuberkulosis (TBC) di Indonesia, Stop TB Partnership Indonesia (STPI) terlibat dalam berbagai kegiatan yang melibatkan koordinasi nasional dan internasional. Hal ini mencakup rapat, seminar, pelatihan, dan konferensi baik di dalam maupun luar negeri. Untuk mendukung kelancaran kegiatan tersebut, STPI memerlukan dukungan dari penyedia jasa pemesanan tiket pesawat, baik domestik maupun internasional, guna memastikan keberangkatan dan kepulangan para staf serta mitra berjalan lancar. Dalam rangka optimalisasi dan efisiensi pengelolaan perjalanan dinas, STPI berencana untuk melakukan kerja sama Travel Agent yang memiliki kapasitas dan pengalaman dalam menyediakan layanan perjalanan darat,laut dan udara secara profesional, tepat waktu, dan sesuai kebutuhan organisasi.

2. TUJUAN

Mendukung operasional STPI dalam mengakomodir keperluan perjalanan dinas (darat, udara, dan laut) secara efektif, efisien, dan sesuai dengan jadwal kegiatan organisasi.

3. KELUARAN

Jasa yang dihasilkan dari kerja sama ini meliputi:

1. Kemudahan dalam pemesanan tiket perjalanan darat, laut dan udara baik domestik dan internasional sesuai kebutuhan STPI.

2. Pengaturan perubahan atau pembatalan perjalanan sesuai kebutuhan organisasi tanpa penundaan yang signifikan.

3. Kemudahaan dalam proses pembayaran menggunakan Credit Limit dengan pembayaran tempo tertentu.

4. Pemberian informasi terkini mengenai harga, jadwal, dan alternatif perjalanan yang tersedia.

4. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN

Penyedia jasa pemesanan tiket ini di bawah tanggung jawab HR & GA Manager dan tim serta bekerja sama dengan Finance dan Admin Manager untuk teknis pembayaran.

5. TAHAPAN KEGIATAN

Pelaksanaan pengadaan kerjasama Travel Agent ini akan mencakup beberapa tahap:

• Tahap 1: Pengiklanan kesempatan kerja sama

  Melakukan iklan kesempatan kerjasama travel agent melalui website dan kanal sosial media STPI.

• Tahap 2: Presentasi dan pitching

  3 kandidat travel agent yang paling sesuai akan diundang untuk melakukan presentasi tentang jasa dan kelebihannya.

• Tahap 3: Pemilihan Travel Agent dan Pengembangan Perjanjian Kerja Sama

  Travel agent yang terpilih akan diinformasikan melalui email dan dilanjutkan dengan pembuatan draft perjanjian kerja sama.

• Tahap 4: Kerja sama berjalan

  Setelah kontrak ditandatangan, maka kerja sama antara STPI dan Travel Agent terpilih mulai dilaksanakan. Lama kerja sama adalah antara 6 bulan - 1 tahun sesuai kesepakatan.

6. KETENTUAN DAN PERSYARATAN

Travel Agent yang dapat mengajukan penawaran kerja sama harus memenuhi persyaratan berikut:

1. Merupakan agen perjalanan atau penyedia jasa yang terdaftar secara legal dan memiliki izin usaha di Indonesia.

2. Memiliki kapasitas dan pengalaman dalam menyediakan layanan perjalanan darat, laut dan udara baik domestik dan internasional secara profesional, termasuk mengelola perubahan dan pembatalan perjalanan.

3. Memiliki jaringan dengan maskapai perjalanan darat, laut dan udara terkemuka untuk memastikan ketersediaan tiket yang sesuai kebutuhan.

4. Mampu memberikan layanan pelanggan 24/7 guna menangani urusan mendesak terkait pemesanan atau perubahan perjalanan.

5. Memiliki sistem pelaporan yang transparan dan akuntabel untuk memudahkan STPI dalam melakukan pelacakan biaya dan penggunaan layanan.

7. ESTIMASI TIMELINE PENENTUAN PENYEDIA JASA

Berikut adalah estimasi timeline untuk proses seleksi penyedia jasa pemesanan tiket (jadwal ini dapat

berubah sewaktu-waktu):

1. Iklan di website dan kanal sosial media: 1-5 Oktober 2024

2. Tenggat waktu pengiriman Expression of Interest dan portofolio: 10 Oktober 2024, pukul

   15.00 WIB

3. Pitching dan seleksi (jika lolos, 3 terbaik akan presentasi): 12-13 Oktober 2024

4. Pengumuman travel agent yang terpilih: 16 Oktober 2024

5. Penandatanganan kontrak dan mulai bekerjasama: 20 Oktober 2024

8. WAKTU DAN LOKASI PENGIRIMAN

Batasan waktu penyerahan proposal (teknis dan finansial) selambat-lambatnya tanggal 10 Oktober 2024 pukul 15.00 WIB ke alamat email STPI di rubi.a@stoptbindonesia.org cc gatot.s@stoptbindonesia.org, dengan Subjek : Penawaran Jasa Travel Agent.